Propuesta de un Plan de mejora para incrementar la eficiencia de la gestión de pedidos automatizando los procesos de una editorial de soluciones educativa

Abstract

La presente investigación se ha llevado a cabo en una empresa perteneciente a la industria editorial, la cual se encarga de la edición, comercialización y distribución de textos escolares, está ubicada en Lima y tiene como objetivo ser la mejor empresa de soluciones educativas a nivel nacional, brindando las mejores herramientas y soporte a los estudiantes. En las últimas campañas escolares, el área de operaciones presentó problemas con el manejo de la gestión de pedidos, ya que no cuentan con un sistema el cual les permita reducir los errores de cara al cliente. Por esto, se vieron en la necesidad de implementar un software para agilizar y reducir los errores en el proceso de Gestión de pedidos brindando un servicio de calidad de cara al cliente. Por consiguiente, la presente investigación propuso la aplicación de un sistema BPMS, ya que con estas herramientas se podrá realizar la unificación de la tecnología de la información con el entorno operativo de la organización. De igual forma, con este sistema se pretendió automatizar las etapas de modelado, ejecución, control y seguimiento, con el fin de detallar de forma clara el proceso de la presente investigación. Con esta propuesta se obtuvieron mejores resultados de los indicadores (reducción de la tasa de devoluciones, incremento en la eficiencia de generación de contratos, incremento en la agilización de evaluaciones de clientes). Ya que mediante el uso del software implementado se optimizó la Gestión de pedidos en esta empresa. Finalmente, con la propuesta del plan de mejora se lograron obtener resultados mejorados con una automatización de procesos que incrementó la eficiencia de la gestión de pedidos, lo que fue demostrado con la reducción de 24.52% en los tiempos que demora la gestión de un pedido. De igual forma, el tiempo de evaluación de un cliente se redujo en 24.94 minutos. Así mismo, los pedidos aumentaron en un 35% con respecto a la campaña del 2021 - 2022, mientras que las notas de crédito se redujeron en un 7,69%. Por último, la eficiencia administrativa de contratos aumentó a 0,71 contratos/minuto. Todo ello automatizando los procesos de una editorial de soluciones educativas